Sobald eine Gruppe von Menschen ein gemeinsames Projekt verfolgt, stellt sich früher oder später die Frage, wie die Kosten gerecht aufgeteilt und mit den Zahlungen der Gruppenmitglieder verrechnet werden sollen. Diese App stellt ein einfaches, aber sehr flexibles Instrumentarium bereit, um diese Frage zu beantworten. Mit ihr kann sowohl die vergleichsweise einfache Abrechnung von Urlaubs- oder Haushaltskassen erfolgen als auch kompliziertere Fälle wie eine Nebenkostenabrechnung. Üblicherweise werden bei der Urlaubskasse ausgelegte Kosten verrechnet, während bei der Nebenkostenabrechnung Abschlagszahlungen mit aufgelaufenen Kosten verrechnet werden. Dabei werden die Kosten auch nicht gleich verteilt, sondern nach festgelegten Anteilen wie z.B. der Wohnungsgröße oder der Verbrauchsmenge von Strom und Wasser verteilt.
Features:
- Mengen und Geldbeträge können direkt oder indirekt über eine Rechenformel erfasst werden. Dabei können die Formelwerte zum besseren Verständnis mit Mengeneinheiten versehen werden. Ein Beispiel für den Stromverbrauch wäre '245kWh - 189kWh'. Ein Beispiel für den lokalen Heizkostenanteil von Januar bis März nach Gradtagszahlen GTZ wäre '120qm * (175JanuarGTZ + 190FebruarGTZ + 115MärzGTZ) / 1000JahresGTZ'. Die Rechenformel wird für Dokumentationszwecke gespeichert.
- Kostenpositionen können wahlweise nach Name, Datum, Betrag oder frei wählbaren Kategorien sortiert werden
- Wahlweise kann die Kostenaufteilung nach Zeit und/oder Menge erfolgen
- Es werden Abschlagszahlungen, Ausgleichszahlungen und Auslagen unterstützt.
- Abrechnungsbericht im PDF-Format aufgeschlüsselt nach Teilnehmern.
- Abrechnungen können zum Teilen und Sichern exportiert und importiert werden.
Für die Datenerfassung und -bearbeitung werden unterschiedlichen Anzeigetypen verwendet: Übersichten zeigen alle Untereinträge, Formulare zeigen alle Feldwerte zum jeweiligen Eintrag im oberen Anzeigebereich. Der obere Anzeigebereich zeigt u.A. summierte Kosten und (Zahlungen).
- Feldänderungen im Formular führen zur Anzeige von ✗ und ✓. Mit ✗ können zuvor gemachte Änderungen rückgängig gemacht und mit ✓ dauerhaft gespeichert werden.
- In Formularen kann durch Wischen nach links oder rechts der nächste bzw. vorherige Eintrag angezeigt werden.
- Antippen von ← bewirkt den Rücksprung in die vorherige Anzeige.
- Antippen von + ermöglicht die Erfassung neuer Einträge.
- Antippen von Einträgen des oberen Anzeigebereichs bewirkt die Anzeige des jeweiligen Formulars.
- Antippen von Übersichtseinträgen bewirkt entweder die Anzeige des Formulars oder die Anzeige der untergeordneten Übersicht des jeweiligen Eintrags.
- Langes Drücken von Übersichtseinträgen zeigt ein Kontextmenü mit der Möglichkeit, die Einträge zu Bearbeiten oder zu Löschen.
ACHTUNG! Änderungen werden ohne Nachfrage gespeichert, wenn ein Eintrag durch Wischen, + oder ← verlassen wird.
ACHTUNG! Referenzen auf gelöschte Parteien, Umlageschlüssel und Kategorien werden ohne Nachfrage durch Standardwerte ersetzt.
Neue Abrechnungen werden durch Antippen von + in der Abrechnungsübersicht erfasst. Zusätzlich zum Namen muss der Zeitraum, auf den sich die Abrechnung beziehen soll, festgelegt werden. Der Zeitraum wird als Anzahl von beliebig benennbaren Zeiteinheiten erfasst. Weitere Felder sind Währung und Kostensortierung. Eine ausführliche Beschreibung kann ebenfalls hinterlegt werden. Dies gilt übrigens auch für alle nachfolgend beschriebenen Untereinträge einer Abrechnung.
Nach Speicherung der Felder mittels ✓ wird die Kostenübersicht geöffnet, um erste Kosten erfassen zu können.
Über das Kontextmenü der Abrechnungen sind weitere Funktionen verfügbar:
- Kopieren, um eine Abrechnungskopie mit neuem Namen zu erstellen.
- Bericht, erstellt eine Auswertung im PDF-Format, welche neben dem jeweiligen Guthaben bzw. den Schulden eine detaillierte Kostenaufstellung aller Parteien enthält.
- Exportieren, um die Abrechnung im Datenbankformat sichern oder verteilen zu können.
- Aktualisieren, um eine veraltete Abrechnungsversion zu aktualisieren.
Kosten
Bis auf den Namen sind alle Felder vorausgefüllt und brauchen nur bei Bedarf geändert werden. Die in der Abrechnung vereinbarten Zeiteinheiten werden als Umlageschlüssel vorgeschlagen. Das ist für den Fall der Urlaubskasse meist ausreichend. Nach Erfassung anderer Umlageschlüssel können auch diese ausgewählt werden. Der Betrag kann sowohl direkt als auch über eine Formel erfasst werden. Negative Beträge werden wie Einnahmen verarbeitet. Das Feld Bezahlt von ist mit 'Gemeinschaft' vorbelegt. Bei der Urlaubskasse wird man hier allerdings meist einen Mitreisenden eintragen. Optional kann für Sortierzwecke noch eine Kategorie und ein Datum hinterlegt werden.
Parteien
Zusätzlich zum Namen muss ggfs. der aus der Abrechnung vorgeschlagene Zeitraum modifiziert werden, um eine abweichende Zugehörigkeitszeit der Partei zu berücksichtigen.
Umlageschlüssel
Zusätzlich zum Namen muss ggfs. die aus den Einstellungen vorgeschlagene Umlageart modifiziert werden, um festzulegen, ob die Kostenaufteilung nach Menge und/oder Zeit erfolgen soll.
Kategorien
Hier ist die Festlegung eines Namens ausreichend.
Zahlungen
Zusätzlich zum Namen muss der Betrag (ggfs. über eine Formel) eingegeben werden. Der Vorschlagswert 'Gemeinschaft' im Feld Bezahlt an ist im Falle von Nebenkostenabrechnungen üblicherweise richtig. Bei Urlaubskassen wird hier typischerweise ein Mitreisender eingetragen, um Zahlungen zwischen Parteien zu dokumentieren. Negative Zahlungen werden als Gutschriften verarbeitet.
Anteile
Die Einträge der Anteile von Parteien am Umlageschlüssel werden automatisch angelegt und gelöscht, wenn Parteien hinzu kommen oder gelöscht werden. Nur die Menge kann direkt oder als Formel geändert werden.
ACHTUNG! Wenn keine Parteien existieren oder alle Anteilsmengen eines Umlageschlüssels den Wert 0 haben, ist zwangsläufig unklar, wie die Kosten aufgeteilt werden sollen. In diesem Fall werden die Kosten nicht aufgeteilt und der Gemeinschaft zugeordnet.
Mögliche Ausgleichszahlungen
Diese Funktion betrifft hauptsächlich die Urlaubskasse. Hier werden mögliche Zahlungen innerhalb der Mitreisenden vorgeschlagen, um "EINFACH QUITT" zu werden.
Importieren
Mit diser Funktion können zuvor gesicherte oder von einem Partner erhaltene Abrechnungsdatenbanken importiert werden.
Einstellungen
Hier werden Vorschlagswerte für Zeitraum, Währung, Umlageart und Kostensortierung vereinbart.
Abrechnungen können nur exportiert werden, wenn hier zuvor ein Freigabeordner festgelegt wurde. Dasselbe gilt für Berichte und Fehlerprotokolle.
Des Weiteren kann hier das zu verwendende Papierformat und die Sprache festgelegt werden.
Fehlerprotokoll
Dient zur Erstellung eines Fehlerprotokolls im Freigabeordner, das zur Fehleranalys herangezogen werden kann.